Сила управляемых расходов

Многие компании отслеживают эффективность закупок, но лишь немногие используют весь потенциал управляемых расходов. Эта метрика играет решающую роль в оптимизации затрат и достижении стратегической ценности. Понимание сути управляемых расходов и способов их увеличения позволяет компаниям добиться большей прозрачности, улучшить отношения с поставщиками и принимать решения на основе данных, способствующие долгосрочному росту.

ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЯЕМЫЕ РАСХОДЫ?

Управляемые расходы — это часть общих расходов компании, которая активно управляется отделом закупок с использованием формальных процессов, инструментов или систем. Сюда входят расходы, которые отслеживаются, анализируются и стратегически распределяются по источникам для соответствия целям компании. Это ключевой показатель эффективности, отражающий влияние отдела закупок на решения о закупках. Чем выше уровень управляемых расходов, тем больше компания контролирует затраты, соблюдение нормативных требований и работу поставщиков.

ВАЖНОСТЬ УПРАВЛЯЕМЫХ РАСХОДОВ

Понимание и увеличение управляемых расходов имеет решающее значение для любой организации, стремящейся к повышению эффективности закупок. Этот показатель отражает, насколько эффективно ваша компания использует свою покупательную способность и управляет отношениями с поставщиками.

• Контроль затрат и экономия. При грамотном управлении расходами компании могут добиваться лучших цен, сокращать необоснованные расходы и находить возможности для снижения затрат.
• Улучшение соответствия требованиям и управления рисками. Управляемые расходы гарантируют соответствие закупок внутренним политикам и контрактам, снижая риск мошенничества, ошибок и несоблюдения требований.
• Повышение эффективности работы с поставщиками и аналитики. Благодаря большему объему управляемых расходов отделы закупок получают более полную картину деятельности поставщиков, что позволяет отслеживать эффективность и выстраивать стратегические партнерства.

КАК РАССЧИТАТЬ УПРАВЛЯЕМЫЕ РАСХОДЫ

Расчет управляемых расходов помогает компаниям понять, какая часть их общих расходов контролируется стратегически. Формула проста:

• Управляемые расходы включают все закупки, совершенные в рамках утвержденных закупочных процессов, контрактов или систем.
• Общие расходы относятся ко всем организационным расходам за определенный период, включая неуправляемые или разовые закупки.

Например, если из 20 миллиардов рублей в вашей компании управляемые расходы составляют 11 миллиардов рублей, ваш показатель составит:

Наблюдается четкая закономерность: чем выше процент, тем больше эффективность и контроль над закупками.

КАК УВЕЛИЧИТЬ ОБЪЕМ УПРАВЛЯЕМЫХ РАСХОДОВ

Увеличение объема управляемых расходов требует стратегического и последовательного подхода к управлению персоналом, процессами и технологиями. Цель — обеспечить структурированный контроль над большей частью расходов вашей организации в сфере закупок, повышая эффективность, соответствие требованиям и экономию средств.

• Оцените текущие процессы. Начните с определения того, какие части ваших расходов в настоящее время не управляются. Четкая базовая линия поможет вам определить области для улучшения.
• Повышение прозрачности и видимости данных. Консолидируйте данные из разных отделов в единый источник достоверной информации. Используйте отчеты по анализу расходов для выявления тенденций, пробелов и закупок, не соответствующих требованиям.
• Улучшайте отношения с поставщиками. Более тесное сотрудничество может улучшить соблюдение условий контрактов. Разрабатывайте долгосрочные соглашения с предпочтительными поставщиками и четко доносите до них стратегические цели закупок.
• Внедряйте новые технологии. Цифровые инструменты, такие как облачное программное обеспечение для закупок, оптимизируют и централизуют закупочную деятельность, упрощая отслеживание расходов.
• Вовлекайте сотрудников. Обучение и вовлечение сотрудников играют решающую роль в обеспечении прохождения закупок по правильным каналам.