Управление рисками поставщиков — это комплекс мероприятий по выявлению, оценке, смягчению и мониторингу рисков, связанных со сторонними поставщиками и цепочкой поставок организации. Управление рисками поставщиков является неотъемлемой частью системы управления поставщиками.

Управление рисками поставщиков - это не страхование от проблем, а создание системы устойчивости бизнеса.

Цель

Обеспечить рациональное управление потенциальными рисками и минимизировать их влияние на закупочную деятельность, финансовые показатели и репутацию компании. Важно не путать управление рисками поставщиков с управлением отношениями с поставщиками — это разные направления, каждое из которых требует своего особого подхода.

Что представляют собой риски поставщиков?

Риски поставщика относятся к потенциально негативным последствиям, которые могут возникнуть из-за зависимости от поставщиков и подрядчиков. Эти риски могут нанести существенный ущерб деятельности и благополучию компании. Риски поставщика могут быть результатом внешних факторов. Например, политической нестабильности в стране. Или рыночных факторов, таких как чрезмерная концентрация поставщиков.

Итак, давайте разберем 8 основных видов рисков, связанных с поставщиками:

1. Геополитические риски: риски, что политическая нестабильность, торговая напряженность, законодательные изменения или другие действия могут нарушить поставки со стороны поставщика.
2. Риски концентрации: чрезмерная зависимость от одного поставщика или небольшого числа поставщиков критически важных ресурсов. Это создает угрозу жизнедеятельности компании.
3. Стратегические риски: риски, что отношения с поставщиком не будут соответствовать стратегическим целям или действиям компании и даже нанесут ей ущерб.
4. Репутационные риски: риски, что действия поставщика могут нанести ущерб бренду или репутации компании закупщика.
5. Риски несоблюдения: риски, что поставщик не будет соблюдать законы, правила и стандарты, подвергая опасности всю цепочку поставок.
6. Операционные риски: риски, что поставщик столкнется с операционными сбоями или проблемами, которые повлияют на его способность надежно поставлять товары и услуги.
7. Финансовые риски: риски, что поставщик станет финансово несостоятельным и не сможет выполнить свои контрактные обязательности.
8. Договорные риски: риски, возникающие из-за неблагоприятных, негибких или неисполнимых условий контракта с поставщиком.

Масштаб и вероятность негативных последствий могут значительно различаться в зависимости от поставщика или значимости приобретаемого товара или услуги. В взаимосвязанной цепочке поставок даже небольшие сбои поставщиков могут перевести в крупные проблемы компании. Раннее выявление, оценка, расстановка приоритетов и смягчение рисков поставщиков играют важную роль для отдела закупок, претендующего на высокий уровень зрелости.

Как работает управление рисками поставщиков?

Управление рисками поставщиков является ключевым направлением деятельности современных отделов закупки с высоким уровнем зрелости. Чем больше подразделений и внешних партнеров у компании, тем выше риски для бизнеса.

В крупных компаниях со зрелой корпоративной культурой часто функционирует специальный департамент по управлению корпоративными рисками, который активно взаимодействует с закупками и обладает полномочиями осуществлять всю необходимую поддержку по предупреждению и выявлению рисков.

Управление рисками поставщиков включает:

• Определение потенциальных рисков, связанных с поставщиками, среди которых финансовая нестабильность, сбои в работе, вопросы несоблюдения и репутационные издержки.
• Оценка возможного воздействия каждого выявленного риска.
• Разработка стратегий по смягчению или устранению выявленных рисков, например, диверсификация базы поставщиков и внедрение строгих договорных обязательств.
• Постоянный мониторинг поставщиков, нацеленный на выявление возможных изменений в их профиле рисков и соответствующая адаптация стратегий управления рисками.

За счет внедрения комплексной программы управления рисками поставщиков вы сможете обеспечить более стабильную и устойчивую цепочку поставок, снизить вероятность сбоев и защитить репутацию вашего бизнеса.

Почему важно управление рисками поставщиков?

Управление рисками должно быть не только движущей силой службы закупок, но и приоритетом высшего руководства.

И здесь уместно рассмотреть ряд пунктов, указывающих на важность управления рисками поставщиков.

1. Отсутствие видимости поставщиков за пределами первого уровня взаимодействия

В диверсифицированной и многоступенчатой цепочке поставок поставщики часто классифицируются по уровням в зависимости от их близости к конечному товару или услуге. Поставщики первого уровня (первый эшелон) – это компании, напрямую поставляющие товары или услуги для отдела закупок компании.

Поставщики второго уровня (второй эшелон) – это ключевые поставщики для поставщиков первого уровня, снабжая их критически важными компонентами или сырьем. Поставщики уровня 3 являются поставщиками для поставщиков уровня 2 и так далее по цепочке. С одной стороны, поставщики первого уровня являются наиболее заметными и напрямую управляемыми.

С другой стороны, риски и сбои часто возникают из-за проблем на более низких уровнях, что делает многоуровневую видимость и управление рисками важными.

2. Уязвимость текущей цепочки поставок

Сбои в цепочке поставок, вызванные санкциями и региональными военными конфликтами, наглядно продемонстрировали уязвимость многих компаний и их недостаточную готовность к сложным и быстро меняющимся условиям.

Геополитическая напряжённость не просто обострила ситуацию — она подчеркнула критическую важность упреждающего управлениярисками поставщиков как инструмента выживания и стратегической устойчивости компании в условиях нарастающей нестабильности.

3. Риск многогранен и выходит за рамки только финансовых факторов

Несмотря на то, что финансовая стабильность поставщиков имеет большое значение, отдел закупок обязан учитывать и другие виды рисков. В частности, следует обращать внимание на операционные риски — например, уход ключевого сотрудника, ответственного за проект с клиентом, — а также на геополитические риски, такие как военное противостояние близлежащих стран.

Руководителю по закупкам необходимо формировать комплексное понимание современных угроз и вызовов, способных повлиять на стабильность поставок и устойчивость бизнеса в целом.

Современный закупочный менеджмент - это управление не товарами, а рисками и возможностями.

4. Ключевым является риск категории, а не только риск на уровне поставщика

Неотъемлемые риски, связанные с самим предметом закупки — например, риски, возникающие при предоставлении доступа к ИТ-системам или при обращении с опасными материалами, — зачастую оказываются более критичными, чем риски, связанные с конкретным поставщиком.

Задача отдела закупок — в первую очередь определить степень и категорию таких рисков, а уже затем расставить приоритеты и сосредоточить усилия на управлении рисками, связанными с поставщиками.

5. Быстрое реагирование на сбои имеет решающее значение

При сбоях в цепочке поставок критически важна способность закупок быстро оценить последствия, подключить альтернативные источники и оперативно применить меры смягчения.

Планирование рисков должно основываться на принципе скорости, а инвестиции в гибкость всегда оправдываются в условиях кризиса, периода высокой неопределенности и форс-мажорных обстоятельств.

Эти примеры показывают, почему закупочные отделы, применяющие проактивный и системный подход к управлению рисками поставщиков, становятся стратегически важными для высшего руководства компании.

Как интегрировать риск в закупочные процессы

Давайте рассмотрим ряд практических советов по внедрению управления рисками поставщиков в процессы закупочной функции.

1. Сначала оцените, какие участки в закупках представляют риск, а какие нет

Не стоит мониторить каждого поставщика с точки зрения риска, поскольку это может быть нецелесообразно. Вместе с тем отделу закупок следует иметь четко прописанный алгоритм по идентификации и категоризации рисков поставщиков.

Помните, что риск может быть присущ всему, что закупается, независимо от поставщика. Например, услуги, требующие доступа к конфиденциальным данным или критически важным компонентам с длительным сроком поставки, представляют риски. С другой стороны, приобретение, например, канцелярских товаров обычно предполагает минимальный риск.

2. Сегментируйте поставщиков по уровням риска

В начале процесса поиска поставщиков закупки можно сегментировать и назначить им уровни риска на основе таких факторов/критериев, как доступ к конфиденциальным данным, значимость для бизнес-операций, возможность быстрой замены поставщика и сумма расходов.

Ранжирование рисков помогает определить, и какие факторы необходимо измерить и смягчить во время поиска поставщиков.

3. Рассмотрите оценку рисков на уровне поставщика

Вам, скорее всего, понадобится оценка рисков на уровне поставщика, если речь идет о высокорисковой закупки. Этот метод позволяет определить конкретные риски поставщика.

Риск связан и с внутренними процедурами и процессами, которыми руководствуется конкретный поставщик во время вашего взаимодействия с ним. Поставщики с четко прописанными регламентами могут требовать меньшего мониторинга по сравнению с теми, у кого процедуры и процессы задокументированы не надлежащим образом.

4. Приведите свои процессы в соответствие с классификацией расходов

Если вы хотите сделать систему управления рисками управляемой, вам нужен последовательный подход, который поможет выявлять, управлять и снижать риски по всей цепочке поставок. Возможно и важно классифицировать типы расходов по степени риска.

Это позволит ранжировать риски к новым закупкам в той же категории, оптимизируя взаимодействие по текущим и будущим поставщикам.

В сегодняшнем взаимосвязанном и при этом нестабильном бизнес-ландшафте управление рисками поставщиков превратилось в основную стратегическую возможность для первоклассных отделов закупок.

Директора по закупкам будут в более выгодном положении и смогут защитить бизнес от будущих потрясений в цепочке поставок, если правильно расставят приоритеты и разработают стратегию управления рисками поставщиков.

Это требует современного стратегического подхода, объединяющего понимание рисков, надёжные процессы и партнёрство с поставщиками. Вы не можете избежать всех рисков поставщиков, но вы можете подготовиться к неожиданностям и минимизировать потенциальные убытки.

Готовы углубить свои знания?

Присоединяйтесь к VII Всероссийскому форуму «PRO УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ», чтобы узнать больше о современных стратегиях управления рисками